Vidste du, at du kan spare tid (og penge) ved at digitalisere dit bogholderi?
Men hvordan?
Mange gange har vi fat i det samme bilag flere gange – nogle gange mange gange.
Vi starter med at modtage fakturaen på vores email. Vi registrerer, at der er kommet en mail fra vores leverandør, vi tænker, nå det er bare en faktura. Vi har ikke lige tid til at ekspedere den nu, så vi lader den være.
Senere, måske samme dag, måske et par dage senere, falder vi over den samme faktura og tænker, nå ja, den skal jeg lige se på. Vi tjekker at prisen stemmer og vi sætter den til betaling. Måske printer vi et eksemplar ud, som vi lægger i stakken, sammen med de øvrige bilag.
Herefter glemmer vi alt om fakturaen.
Pludselig er det tid til at indberette momsen, og så går det store detektiv arbejde i gang med at finde alle bilag. Her støder vi på fakturaen igen. Nu skal den bogføres og registreres sammen med de øvrige bilag.
Måske vi kunne gøre alt det her lidt smartere, så vi ikke skal have fat i samme bilag igen og igen.
Hvis du vil have en lidt mere effektiv arbejdsgang omkring håndtering af bilag, er der nogle simple ting, som du let kan implementere.
Noget af det første du skal se på, er hvordan du modtager dine bilag. Langt de fleste fakturaer kommer i dag via e-mail. Du kan med fordel lave en specifik e-mail konto til dine bilag. Bed dine leverendører om at sende fakturaer ind på denne specifikke e-mail konto. Du kan for eksempel kalde den for faktura@ditdomæne.dk eller måske bogholderi@ditdomæne.dk – eller brug invoice/finance, hvis du er mere international. Du bestemmer helt selv.
Fordelen ved at modtage dine e-mails på denne konto er, at de ikke forstyrrer dig i din dagligdag. Du kan tage fat i faktura e-mailen, når det passer dig.
Lav gerne en fast rutine for, hvornår du laver dine kontoropgaver, så klarer du alle opgaver her.
Noget andet du skal overveje, er om dit regnskabsprogram kan håndtere bilag digitalt. Det vil sige, at du kan uploade, eller videresende fakturaer til dit regnskabsprogram, så det bliver gemt i programmet. Det er let at finde fakturaerne frem igen digitalt, og du skal ikke bruge en masse hyldeplads til bilagsmapper.
Vil du gøre det lidt mere avanceret, så kan mange regnskabsprogrammer lave betalingsfiler, som kan overføres til banken. På den måde kan du lave mange betalinger på kort tid, og skal ikke lave en masse enkelte betalinger i banken. Det sparer rigtigt meget tid.
Hvis du har mange små kvitteringer fra bageren, boghandleren eller tankstationen, så findes der til mange regnskabsprogrammer en app, hvori man kan uploade et billede af kvitteringen. Herefter kan man registrere købet færdigt i regnskabsprogrammet.
Det handler om at få systemerne til at arbejde for dig, så du skal bruge mindst mulig tid på det – og det kan de fleste godt lide.
Du kan bruge mere tid på at sælge dine produkter og mindre tid på bogholderi – en win-win situation.